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Automatisieren mit Augenmaß: was ein Einzelkämpfer zuerst abgeben sollte

Die erklärte Mission hinter Klick-Tipp lautet nach Angaben des Gründers Mario Wolosz sinngemäß, kleinen Unternehmen die Infrastruktur großer Konzerne verfügbar zu machen, damit sie Marketing- und Vertriebsabläufe automatisieren können. Das ist ein guter Aufhänger für eine Frage, die sich hier viele stellen und meist falsch beantworten: Womit fängt man beim Automatisieren eigentlich an?

Die falsche Reihenfolge, die fast alle wählen

Man kauft ein mächtiges Werkzeug und sucht danach, was man damit automatisieren könnte. Das Ergebnis kenne ich aus eigener Erfahrung: verzweigte Abläufe, die niemand mehr durchschaut, für Vorgänge, die zweimal im Monat vorkommen. Der Aufwand für Bau und Wartung übersteigt die eingesparte Zeit bei Weitem.

Die Reihenfolge, die bei mir funktioniert hat

Zuerst zwei Wochen lang notieren, welche Tätigkeit wie oft vorkommt und wie lange sie dauert. Nicht schätzen, mitschreiben. Danach automatisiert man in dieser Reihenfolge: häufig und langweilig zuerst, selten und komplex zuletzt oder gar nicht.

Bei mir sah die Liste danach ziemlich unspektakulär aus. Ganz oben stand nicht der große Verkaufstrichter, sondern die Auslieferung des Anmeldegeschenks, die Bestätigungsnachricht nach einem Kauf und die monatliche Prüfung, ob meine ausgehenden Links noch funktionieren. Drei kleine Dinge, zusammen mehrere Stunden im Monat.

Was man bewusst nicht automatisieren sollte

Die Antwort auf eine persönliche Frage. Das ist der Punkt, an dem viele es übertreiben. Wenn jemand schreibt, weil er unsicher ist, welches Produkt zu seiner Situation passt, ist eine automatische Antwort schlechter als gar keine. Genau aus diesen Gesprächen entstehen bei mir die meisten Verkäufe, und zwar mit Abstand.

Ebenfalls nicht: die Auswahl dessen, was du empfiehlst. Es gibt Werkzeuge, die automatisch Angebote einspielen. Damit gibst du die Kontrolle über deine Empfehlungen ab, und deine Empfehlung ist das Einzige, was du wirklich besitzt.

Der versteckte Preis der Automatisierung

Jeder automatisierte Ablauf ist ein Ablauf, den du pflegen musst. Er bricht, wenn sich ein Link ändert, wenn ein Anbieter seine Schnittstelle umstellt oder wenn ein Produkt eingestellt wird. Und er bricht leise. Ich habe einmal drei Wochen lang eine Willkommensstrecke ausgeliefert, in der ein Link ins Leere zeigte, und es niemandem aufgefallen ist außer den Empfängern, die einfach nichts mehr getan haben.

Konsequenz: Für jeden automatisierten Ablauf gehört ein Prüftermin in den Kalender. Bei mir vierteljährlich, und ich gehe die Strecke selbst mit einer Testadresse durch.

Was Automatisierung wirklich bringt

Nicht Zeitersparnis in erster Linie, sondern Gleichmäßigkeit. Ein Mensch vergisst, sich am dritten Tag nach der Anmeldung zu melden. Ein Ablauf vergisst es nie. Genau darin liegt der Wert: Dinge passieren zuverlässig, auch wenn du krank bist, im Urlaub oder gerade an etwas anderem arbeitest.

Der Einstieg, den ich empfehle

Automatisiere genau einen Ablauf: was passiert, nachdem sich jemand einträgt. Auslieferung, eine Nachricht, warum du dich mit dem Thema beschäftigst, ein konkret nützlicher Tipp, dann die erste Empfehlung. Vier Nachrichten, an einem Nachmittag gebaut. Das deckt bei den meisten den Großteil des Nutzens ab, und alles Weitere baut man auf Grundlage der Zahlen, die dabei entstehen.

Was habt ihr zuerst automatisiert, und was davon läuft heute noch? Mich interessiert vor allem, ob jemand etwas wieder abgeschaltet hat, weil die Pflege zu aufwendig wurde.